E-podpis (jednoduchý elektronický podpis)

E-podpis je služba jednoduchého elektronického podpisu (SES) v Pulsawork na vzdialené podpisovanie HR dokumentov. Uplatňuje sa na:

Pracovné zmluvy (nástupné / vstupné dokumenty)
Dodatky k zmluvám
Ukončenia pracovného pomeru

Dopĺňa klasickú akciu v systéme — zadanie dátumu podpisu (manuálny / osobný podpis).

Navigácia: Ľudské zdroje → Pracovné zmluvy (alebo Dodatky / Ukončenia) → akcie v riadku Odoslať na e-podpis / História e-podpisu

Čo služba umožňuje

Schopnosť	Popis
Odoslať na e-podpis	Podpisujúcemu pošlete e-mail s verejným odkazom na kontrolu a podpis
Dokumenty	Vygenerované zo šablón a/alebo vlastné nahraté PDF
OTP	Jednorazové heslo na e-mail pred zobrazením dokumentov (a znova pri podpise)
KYC	Voliteľné overenie totožnosti cez Didit (živosť, doklad, zhoda tváre); identita musí sedieť s určeným podpisujúcim
Akceptácia / zamietnutie	Podpisujúci môže súhlasiť alebo odmietnuť; stavy sa evidujú
Integrita	Hash dokumentov pre kontrolu integrity
Po podpise	Podpísané PDF a potvrdenie sa uložia do príloh
Audit	Kompletná história e-podpisu, potvrdenie PDF, audit pack (ZIP + JSON)

Stavy: Čakajúce · Podpísané · Zamietnuté · Zrušené · Exspirované · Pozastavené

Kompletná história (najmä pri zmluvách)

Pri pracovných zmluvách (a rovnako pri dodatkoch a ukončeniach) je k dispozícii široká, zjednotená história podpisovania — nie len posledný stav.

Akcia História e-podpisu zobrazí chronologický prehľad, ktorý spája:

Všetky e-podpisové žiadosti (odoslané, čakajúce, podpísané, zamietnuté, zrušené, exspirované, pozastavené)
Manuálne / osobné podpisy (zadanie dátumu podpisu v systéme) ako samostatné záznamy
Kto žiadosť vyžiadal, kedy bola odoslaná, platnosť odkazu
Stav a čas odpovede, zdroj / kanál (web, mobil, osobne)
Zoznam dokumentov v žiadosti (šablóny aj vlastné PDF)
Udalosti OTP a výsledok KYC (schválené / zamietnuté, zhoda identity) vrátane detailu overenia
Export protokolu podpisu (PDF) a audit pack (ZIP + JSON) s evidenčnými údajmi

Výsledok: pri zmluve máte kompletnú auditnú stopu celého procesu podpisovania — od odoslania cez overenia až po finálny podpis alebo zamietnutie, vrátane opakovaných pokusov.

Ako odoslať žiadosť (HR)

Otvorte Pracovné zmluvy, Dodatky alebo Ukončenia.
Pri zázname zvoľte Odoslať na e-podpis.
Vyberte šablóny dokumentov a/alebo nahrajte vlastné PDF.
Potvrďte odoslanie — príjemca dostane e-mail s odkazom.
Priebeh sledujte v História e-podpisu.

Tipy:

E-mail príjemcu berie systém z profilu zamestnanca/kandidáta — majte ho aktuálny.
V jednej žiadosti môžete kombinovať šablóny aj vlastné PDF.
Manuálny podpis (Podpísať zmluvu / Upraviť dátum podpisu) ostáva dostupný, ak osoba podpisuje papierovo alebo osobne.

Skúsenosť podpisujúceho (verejný odkaz)

Otvorí odkaz z e-mailu.
Overí sa OTP (jednorazovým heslom) na zobrazenie dokumentov.
Ak je vyžadované, dokončí KYC overenie totožnosti.
Skontroluje jednotlivé PDF.
Zadá OTP (ak je vyžiadané) a akceptuje alebo zamietne.

Ak KYC zlyhá alebo overená identita nesedí s určeným podpisujúcim, dokumenty ostanú zablokované — kontaktujte HR na manuálny podpis alebo opakované overenie.

Kde sa uplatňuje

Pracovné zmluvy

E-podpis pre nástupné / pracovné zmluvné balíky. Po úspešnom e-podpise zmluva opustí stav návrhu rovnako ako po manuálnom zadaní dátumu podpisu.
Odporúčame vždy otvoriť História e-podpisu — pri zmluvách je história kompletná a široká (všetky žiadosti, manuálne podpisy, OTP/KYC, dokumenty, audit pack).

Dodatky

Odoslanie dokumentov dodatku na vzdialený podpis. História a audit pack sú dostupné pri dodatku.

Ukončenia

Odoslanie dokumentov k ukončeniu na vzdialený podpis. Auditná stopa je v História e-podpisu pri zázname ukončenia.

FAQ

Je to kvalifikovaný elektronický podpis (QES)?

Nie. E-podpis v Pulsawork je jednoduchý elektronický podpis (SES). Zahŕňa OTP, voliteľné KYC, hash dokumentov a audit pack — nie kvalifikovaný certifikát / QES.

Čo je OTP?

OTP je jednorazové heslo zaslané na e-mail podpisujúceho. Je potrebné na otvorenie dokumentov a znova pri potvrdení podpisu.

Môžem priložiť vlastné súbory?

Áno. Okrem dokumentov zo šablón môžete do tej istej žiadosti nahrať vlastné PDF.

Kde sú uložené podpísané súbory?

Podpísané dokumenty a potvrdenie sa automaticky uložia do príloh záznamu (a súvisiacich dokumentov profilu, ak sa uplatňujú).

Ako získam úplnú auditnú evidenciu?

Otvorte História e-podpisu pri zmluve (alebo dodatku / ukončení). Uvidíte kompletnú chronológiu — e-podpisové žiadosti aj manuálne podpisy, stavy, OTP/KYC a dokumenty. Stiahnite audit pack (ZIP + JSON) a/alebo protokol / potvrdenie PDF.