Preskočiť na obsah

Používateľská príručka pre správu GDPR

Vitajte v aplikácii GDPR — špecializovanej aplikácii vytvorenej na pomoc pri správe a sledovaní GDPR (Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov) dohôd naprieč vašou organizáciou. Či už dohliadate na súlad pre kandidátov, zamestnancov alebo iné subjekty údajov, táto aplikácia zjednodušuje proces vydávania, zaznamenávania a udržiavania GDPR súhlasov a dokumentácie.

Táto príručka vás prevedie kľúčovými funkciami, komponentmi rozhrania a osvedčenými postupmi pre efektívne používanie aplikácie.

1. Úvod

Aplikácia GDPR Agreements je bezpečný, na súlad zameraný nástroj navrhnutý na pomoc organizáciám efektívne spravovať, zaznamenávať a monitorovať GDPR súhlasné dohody. Či už spracovávate osobné údaje od zamestnancov alebo kandidátov, táto aplikácia poskytuje centralizované riešenie na sledovanie schválení, vypršania platnosti a obnovy v súlade s predpismi o ochrane údajov.

Aplikácia, postavená s dôrazom na transparentnosť a zodpovednosť, zjednodušuje pracovné postupy súvisiace s GDPR tým, že používateľom umožňuje jednoducho pridávať, upravovať, vydávať a monitorovať dohody s úplnými záznamami o audite a sledovaním stavu.

🔑 Kľúčové funkcie

  • Centralizovaná správa dohôd
    Ukladajte a organizujte všetky GDPR súhlasy na jednom bezpečnom mieste, priamo prepojené s profilmi zamestnancov alebo kandidátov.

  • Flexibilné zadávanie dohôd
    Pridávajte dohody ručne alebo posielajte žiadosti e-mailom na digitálne schválenie.

  • Sledovanie stavu v reálnom čase
    Vizuálne indikátory ukazujú, či sú dohody aktívne, vypršané, odmietnuté alebo čakajúce na schválenie.

  • Nástroje na filtrovanie a vyhľadávanie
    Rýchlo nájdite dohody pomocou filtrov podľa stavu, typu profilu, časového rozmedzia alebo subjektu údajov.

  • História pripravená na audit
    Každá akcia (schválenie, odmietnutie, vymazanie) je zaznamenaná na účely súladu a kontroly.

  • Oprávnenia založené na rolách
    Zabezpečte, aby iba oprávnení používatelia mohli zobrazovať, upravovať alebo mazať záznamy GDPR.

✅ Výhody

  • Zlepšuje súlad
    Pomáha jednoducho splniť požiadavky na dokumentáciu a zodpovednosť GDPR.

  • Šetrí čas
    Zjednodušuje proces zhromažďovania a sledovania súhlasov naprieč vašou organizáciou.

  • Zvyšuje transparentnosť
    Poskytuje jasný prehľad, kto dal súhlas, kedy bol schválený a kedy je potrebné ho obnoviť.

  • Podporuje práva subjektov údajov
    Zabezpečuje, že organizácie môžu kedykoľvek preukázať súhlas s použitím údajov.

Aplikácia GDPR Agreements je ideálna pre HR tímy, pracovníkov pre dodržiavanie predpisov, právne oddelenia a administrátorov ochrany údajov, ktorí potrebujú spoľahlivý, bezpečný a na audit pripravený systém na správu osobných údajových dohôd naprieč ich organizáciou.

2. Začíname

🔐 Prístup k aplikácii

  1. Prihlásenie
    Použite prihlasovacie údaje poskytnuté vašou organizáciou na prihlásenie do aplikácie.

    💡 Ak nemáte účet, kontaktujte svojho administrátora.

  2. Hlavný panel
    Po prihlásení budete presmerovaní na Dashboard, ktorý slúži ako vaša domovská obrazovka.
    Použite navigačné menu na prístup do sekcie GDPR Agreements.

3. GDPR dohody

📘 Prehľad

Sekcia GDPR Agreements vám umožňuje: - Zobraziť všetky existujúce dohody - Pridať nové dohody (ručne alebo e-mailom) - Filtrovať a spravovať stavy dohôd

👁 Zobrazenie dohôd

  • Zobrazenie zoznamu
    Dohody sú zobrazené v prehľadnej, triedenej tabuľke so stĺpcami vrátane:
  • Subjekt údajov (Osoba)
  • Typ GDPR
  • Dátum schválenia
  • Doba platnosti

  • Stav (Aktívna, Čakajúca na schválenie, Vypršaná atď.)

  • Filtre
    Použite filter v hornej časti zoznamu na upresnenie zobrazenia:

  • Podľa Stavu (napr. Aktívna, Vypršaná)
  • Podľa Typu profilu (napr. Kandidát, Zamestnanec)
  • Podľa Časového rozmedzia (Dátum schválenia alebo vypršania)

➕ Pridanie novej dohody

  1. Kliknite na tlačidlo "Pridať GDPR dohodu".
  2. Vyplňte Formulár dohody:
  3. Vyberte Profil (prepojený s kandidátom alebo zamestnancom)
  4. Zvoľte Typ GDPR (napr. ukladanie údajov, súhlas so spracovaním)
  5. Zadajte Dátum schválenia
  6. Zvoľte, či:
    • Odoslať žiadosť e-mailom
    • Alebo Pridať ručne (v prípade papierového súhlasu)
  7. Kliknite na "Potvrdiť" pre uloženie a zaznamenanie dohody.

🔒 Poznámka: Iba používatelia s príslušnými oprávneniami môžu pridávať alebo upravovať dohody.

🛠 Správa dohôd

  • Upraviť dohodu
    Kliknite na akúkoľvek dohodu v zozname pre otvorenie a úpravu jej podrobností.

  • Vymazať dohodu
    Vyberte dohodu a kliknite na ikonu "Vymazať". Budete vyzvaní na potvrdenie pred trvalým odstránením záznamu.

⚠️ Vymazané dohody nie je možné obnoviť. Uistite sa, že máte správne oprávnenie pred vykonaním tejto akcie.

4. Komponenty používateľského rozhrania

Ikony a indikátory stavu

  • Akčné ikony
    Používajú sa na úpravy, mazanie a odosielanie e-mailov. Prejdite myšou nad každú ikonu pre zobrazenie jej funkcie.

  • Indikátory stavu
    Vizuálne značky používané na zobrazenie aktuálneho stavu dohody:

  • ✅ Aktívna
  • ⏳ Čakajúca na schválenie
  • ❌ Odmietnutá
  • 🕒 Vypršaná
  • 🔄 Čakajúca na obnovu

5. Oprávnenia a kontrola prístupu

Aplikácia GDPR používa oprávnenia založené na rolách na kontrolu prístupu k citlivým akciám:

Rola Zobraziť dohody Pridať/Upraviť dohody Vymazať dohody
Prehliadač ✅ ❌ ❌
Editor ✅ ✅ ❌
Administrátor ✅ ✅ ✅

🛡️ Kontaktujte svojho administrátora, ak si myslíte, že potrebujete ďalšie prístupové práva.

9. Podpora a zdroje

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

  • Kontaktujte svoju HR administráciu pre vedenie.
  • Online zdroje: Skontrolujte Pulsawork Help Center pre návody a často kladené otázky.
  • Pulsawork podpora: Obráťte sa na podporu prostredníctvom portálu podpory.

Táto podrobná príručka vám pomôže efektívne používať Pulsaworkovu aplikáciu GDPR Agreements, od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI-poháňanú extrakciu dát. Šťastné spravovanie! 🚀

10. Často kladené otázky (FAQ)

Ako môžem filtrovať dohody podľa stavu?

Použite filter stavu v hornej časti zoznamu na výber konkrétneho stavu dohody.

Môžem upraviť dohodu po jej pridaní?

Áno. Kliknite na dohodu v zozname a vykonajte potrebné zmeny v zobrazení úprav.

Čo sa stane, keď vymažem dohodu?

Bude trvalo odstránená zo systému. Vymazanie je obmedzené na používateľov s administrátorskými oprávneniami.

Ako pridám nový typ GDPR?

Iba systémoví administrátori môžu vytvárať nové typy GDPR prostredníctvom backendu.

Koho mám kontaktovať pre podporu?

Obráťte sa na svojho systémového administrátora alebo interný podporný tím pre technickú pomoc.