Používateľská príručka pre aplikáciu Majetku spoločnosti

Vitajte v aplikácii Assets — výkonná a intuitívna platforma navrhnutá na pomoc pri správe, sledovaní, priraďovaní a prevode fyzických a digitálnych aktív vo vašej organizácii. Táto príručka vás prevedie všetkými základnými funkciami a vlastnosťami, aby bolo zabezpečené efektívne riadenie aktív naprieč tímami a oddeleniami.

1. Úvod

Aplikácia Assets je centralizovaný systém správy aktív navrhnutý na pomoc organizáciám efektívne sledovať, priraďovať a kontrolovať ich fyzické a digitálne aktíva. Či už spravujete notebooky, prístupové karty, vybavenie alebo kancelárske potreby, táto aplikácia poskytuje štruktúrované, bezpečné a intuitívne rozhranie na riadenie celého životného cyklu aktív vo vašej organizácii.

S funkciami, ktoré podporujú sledovanie aktív v reálnom čase, vydávanie a vracanie kariet, sledovanie priradení a zaznamenávanie prevodov, aplikácia zabezpečuje plnú viditeľnosť a zodpovednosť naprieč všetkými operáciami súvisiacimi s aktívami.

🔑 Kľúčové funkcie

Register aktív
Udržiavajte podrobný inventár všetkých aktív, vrátane názvu aktíva, typu, stavu a umiestnenia.
Správa priradení
Priraďujte aktíva zamestnancom, oddeleniam alebo jednotkám a podľa potreby ich prepriraďujte.
Vydávanie/Vracanie kariet
Zaznamenávajte a spravujte vydávanie a vracanie prístupových kariet alebo identifikačných štítkov spojených s aktívami.
Prevod aktív
Zahájte a sledujte prevody aktív medzi miestami, tímami alebo oddeleniami.
História aktivít
Zobrazte kompletný záznam všetkých akcií súvisiacich s aktívami, vrátane vytvorenia, úprav, prevodov a vymazania.
Pokročilé filtrovanie a vyhľadávanie
Rýchlo nájdite aktíva pomocou filtrov pre typ, stav, priradenie a ďalšie.
Prístup založený na oprávneniach
Kontrolujte, kto môže zobraziť, pridať, upraviť alebo vymazať aktíva pomocou robustného systému prístupu založeného na rolách.

✅ Výhody

Zlepšený prevádzkový dohľad
Poskytuje prehľad v reálnom čase o distribúcii, využití a dostupnosti aktív.
Zvýšená zodpovednosť
Sleduje každú akciu vykonanú na aktíve, zabezpečuje jasnú zodpovednosť na každom kroku.
Zjednodušené procesy
Nahrádza manuálne sledovanie digitálnou, na audit pripravenou platformou na efektívnu správu aktív.
Podpora pre dodržiavanie predpisov
Udržiava bezpečný a sledovateľný záznam o manipulácii s aktívami — ideálne pre audity a presadzovanie politík.

Aplikácia Assets je nevyhnutným nástrojom pre HR a IT oddelenia, office manažérov a tímy operatívy, ktoré potrebujú spoľahlivé riešenie na organizáciu, sledovanie a zabezpečenie firemných aktív počas celého ich životného cyklu.

2. Prehľad

Aplikácia Assets je komplexné riešenie na správu inventára vašej organizácie. Umožňuje vám:

Pridávať, upravovať a sledovať aktíva
Priraďovať a vracať prístupové karty
Prerozdeľovať aktíva medzi používateľmi alebo oddeleniami
Monitorovať historické záznamy o aktivitách aktív
Riešiť prevody aktív s plnou sledovateľnosťou
Automaticky generovať dokumenty

Zabezpečuje transparentnosť, zodpovednosť a správne sledovanie životného cyklu cenných zdrojov.

3. Začíname

Požiadavky na prístup

Pred použitím aplikácie: - Uistite sa, že máte príslušné oprávnenia pridelené vaším systémovým administrátorom. - Použite svoje prihlasovacie údaje na prihlásenie.

Prístup k dashboardu

Po prihlásení: - Prejdite na Dashboard a kliknite na sekciu "Assets" v hlavnom navigačnom paneli na začatie.

4. Navigácia

Hlavný navigačný panel

Rozloženie aplikácie je navrhnuté pre jednoduché použitie. Kľúčové navigačné odkazy zahŕňajú: - Správa aktív - Vydávanie/Vracanie kariet - Priradené aktíva - Prevody - História

Navigácia pomocou drobčekovej navigácie

Umiestnená v hornej časti každej stránky, táto funkcia vám umožňuje sledovať vašu aktuálnu polohu v aplikácii a jednoducho sa vrátiť na predchádzajúce stránky.

5. Funkcie a vlastnosti

🗃 Správa aktív

Zobraziť aktíva: Zobrazuje vyhľadávateľný, triediteľný zoznam všetkých aktív v systéme.
Pridať aktívum: Kliknite na "Pridať aktívum" pre zadanie nových informácií o aktíve.
Upraviť aktívum: Vyberte aktívum na úpravu jeho detailov.
Vymazať aktívum: Trvalo odstráňte aktívum zo systému (vyžaduje oprávnenie).

🛠️ Opravy aktív (poškodenie alebo strata)
Používatelia s príslušnými oprávneniami môžu zaznamenávať a opravovať incidenty zahŕňajúce poškodené alebo odcudzené aktíva priamo v systéme.

Každá oprava je automaticky zaznamenaná v histórii záznamov aktíva, zabezpečuje transparentnosť, zodpovednosť a kompletnú auditnú stopu všetkých akcií súvisiacich s aktívami.

📦 Skupinové aktíva pre efektívny nástup a výstup
Systém vám umožňuje vytvárať skupinové aktíva, ktoré združujú viacero preddefinovaných položiek do jednej skupiny aktív.

Táto funkcia výrazne zrýchľuje procesy nástupu a výstupu, pretože umožňuje hromadné priradenie alebo vrátenie položiek, ktoré sú bežne vydávané spoločne (napr. notebooky, monitory, prístupové karty).

Vytváranie skupinových aktív je dostupné, keď sú všetky zahrnuté položky preddefinované a dostatočné množstvo je k dispozícii v sklade.

💳 Vydávanie/Vracanie kariet

Vydanie karty: Priraďte kartu vybranému zamestnancovi.
Vrátenie karty: Zaznamenajte vrátenie karty od zamestnanca, aby bola označená ako dostupná na opätovné použitie.

⚙️ Automatizované vydávanie/vracanie kariet
Akonáhle sú do systému zadané všetky požadované informácie — vrátane detailov o aktíve, kategórií položiek, priradení zamestnancov a nastavení skladu — aplikácia vám umožňuje automaticky generovať vrátenie alebo vydanie kariet pre aktíva.

Táto funkcia zjednodušuje proces tým, že používa existujúce záznamy na predvyplnenie dát kariet, znižuje manuálne zadávanie a zabezpečuje presné, zodpovedné riadenie aktív.

👥 Priradené aktíva

Zobraziť priradenia: Zobrazuje zoznam aktív aktuálne priradených zamestnancom.
Prepriradiť aktíva: Upravte priradenie na iného používateľa alebo oddelenie.

👤 Prístup založený na profile
Priradené aktíva a ich kompletná história aktivít môžu byť tiež prístupné priamo z profilu používateľa.
To umožňuje rýchly prehľad o tom, za aké aktíva je osoba zodpovedná, spolu s transparentným záznamom všetkých súvisiacich akcií.

🔄 Prevody

Zahájiť prevody: Vyberte aktíva na prevod medzi oddeleniami alebo fyzickými miestami.
Sledovať prevody: Sledujte stav a záznamy prebiehajúcich alebo dokončených prevodov aktív.

🕓 História

Záznam aktivít aktív: Zobrazte všetky zmeny a aktivity súvisiace s každým aktívom vrátane:
Priradení
Prevodov
Úprav
Vymazania

6. Oprávnenia a kontrola prístupu

Aplikácia Assets používa model oprávnení založený na rolách na kontrolu prístupu k citlivým akciám.

Rola/Oprávnenie	Pridať/Upraviť aktíva	Vymazať aktíva	Vydávať karty	Zobraziť históriu
Prehliadač	❌	❌	❌	✅
Správca aktív	✅	✅	✅	✅
Administrátor	✅	✅	✅	✅

⚠️ Poznámka: Ak nemôžete vykonať akciu, možno nemáte požadovanú rolu. Kontaktujte svojho administrátora pre prístupové práva.

7. Krok za krokom sprievodca používaním aplikácie Assets

Nižšie je štruktúrovaný sprievodca, ktorý vám pomôže efektívne nastaviť a používať aplikáciu:

Krok 1: Vytvorenie položiek a kategórií

Začnite organizovaním štruktúry vašich aktív.

Vytvorenie kategórií
Prejdite do sekcie "Kategórie" a kliknite na "Pridať kategóriu".
Zadajte názov kategórie a popis (napr. Notebooky, Vozidlá, Nástroje), potom kliknite na Uložiť.
Vytvorenie položiek
Prejdite do sekcie "Položky" a kliknite na "Pridať položku".
Vyplňte názov položky, vyberte kategóriu a poskytnite relevantné metadáta (napr. značka, model, sériové číslo). Uložte po dokončení.

Krok 2: Nastavenie skladov

Sklady predstavujú skladovacie miesta alebo oddelenia.

Prejdite do sekcie "Sklady" a kliknite na "Pridať sklad".
Zadajte podrobnosti ako názov skladu, umiestnenie a popis.
Kliknite na Uložiť pre registráciu miesta v systéme.

Krok 3: Uloženie položiek s aktuálnym stavom zásob

Teraz môžete priradiť množstvo položkám vo vašich skladoch.

Prejdite do sekcie "Správa zásob".
Vyberte Sklad a Položku.
Zadajte aktuálne množstvo na sklade, potom kliknite na Uložiť pre aktualizáciu vášho inventára.

Krok 4: Správa aktív

S položkami, kategóriami a skladmi na mieste ste pripravení aktívne spravovať aktíva.

Zobraziť a upraviť aktíva
Prejdite do "Správa aktív" pre zobrazenie zoznamu všetkých aktív.
Kliknite na aktívum pre úpravu jeho informácií, aktualizáciu stavu alebo priradenie metadát.
Priradiť aktíva
Priraďte aktíva používateľom výberom aktíva a voľbou zamestnanca, tímu alebo oddelenia z rozbaľovacieho zoznamu.
Prevod aktív
Na prevod aktíva:
Vyberte aktívum
Kliknite na Prevod
Vyberte cieľový sklad alebo oddelenie
Uložte prevod pre aktualizáciu záznamov

Krok 5: Sledovanie histórie aktív

Každá interakcia s aktívom je automaticky zaznamenaná.

Prejdite do sekcie "História".
Vyberte aktívum pre zobrazenie jeho auditnej stopy.
História zahŕňa:
Pridania a vymazania
Priradenia a prepriradenia

8. Podpora a zdroje

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

Kontaktujte svoju HR administráciu pre vedenie.
Online zdroje: Skontrolujte Pulsawork Help Center pre návody a často kladené otázky.
Pulsawork podpora: Obráťte sa na podporu prostredníctvom portálu podpory.

Táto podrobná príručka vám pomôže efektívne používať Pulsaworkovu aplikáciu Assets, od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI-poháňanú extrakciu dát. Šťastné spravovanie! 🚀

9. Často kladené otázky (FAQ)

Ako pridám nové aktívum?

Prejdite do Správa aktív a kliknite na "Pridať aktívum". Vyplňte formulár a kliknite na Uložiť.

Ako môžem vydať kartu zamestnancovi?

Prejdite do Vydávanie/Vracanie kariet, vyberte zamestnanca a priraďte kartu zo zoznamu dostupných.

Čo mám robiť, ak narazím na chybu?

Obnovte stránku. Ak problém pretrváva, kontaktujte svoj IT tím podpory.

Ako si môžem pozrieť históriu aktíva?

Kliknite na kartu História a vyberte aktívum pre zobrazenie úplného záznamu aktivít.

Môžem prevádzať aktíva medzi oddeleniami?

Áno. Použite sekciu Prevody na výber aktív a ich priradenie novému oddeleniu.

Ako vyzerá stránka?

Príklad tabuľky aktív